“核銷單號”等要素以備日后查證。應在一個月內(nèi)督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單”。 標準操作流程下貨紙及運費確認：收到客戶訂艙委托后 20 分鐘內(nèi)制出華運格式的委托書并發(fā)給相應的船公司。（操作見到附有經(jīng)理簽字的流程卡的委托，方可訂艙。無經(jīng)理簽字不予訂艙）配艙通知（出號）：下貨紙發(fā)出一小時內(nèi)給客戶發(fā)配艙通知。如果船公司一個小時內(nèi)沒有出號，在問明原因后于一小時內(nèi)告。 訴客戶出號的時間，并落實截港時間和開船日，盡快取得書面定艙代理或者船公司的入貨通知。場站下貨紙，出號后當天給場站傳下貨紙，并致電場站有無收到下貨紙及放箱指令（船公司或其定艙代理是否通知放箱），入貨前落實場站有無箱子。 入貨：出號后要與客戶確認入貨方式，是背箱到工廠裝貨還是送貨到場站裝貨，并同時要向客戶強調(diào)回箱單所填寫的數(shù)據(jù)與裝箱數(shù)據(jù)和報關數(shù)據(jù)一致。在截港天落實場站貨物是否到達，并確認件，重，尺是否與委托一致，如有更改請及時。 與客戶確認并通知船公司和場站。記錄箱封號。如貨未到，及時落實客戶貨物入場時間，通知客戶盡快入貨，以便順利清關放行。通關放行：確認截港時間，落實通關進度，要及時落實場站有無給海關輸信息。注意于下貨紙注明正確的場站，船名，航次。 B/L 及貨物件，重，尺等信息的一致性，如果臨時更換場站一定要書面通知報關行，截港前兩小時須向客戶，場站或報關行查詢貨物放行情況。如果是我司代報關的，應將整套報關單據(jù)盡早轉給報關行（務必在截港天要轉給報關行），在轉出前要先將整套報關。 單據(jù)復印留底，并在系統(tǒng)中錄入核銷單信息，在核銷單登記本上登記，讓取單人簽字。提單確認：于船公司規(guī)定的時限內(nèi)確認好提單（HB/L 及 MB。如果出船公司提單的，如遇到船公司提單確認件傳的較晚的情況，我們可以先制一個我們的提單供客人確認，再由我們直接跟船公司確認，我們確定無誤后，再將船公司提單傳給。